机关工作规范

市政府副秘书长、办公室主任     徐成良

一、关于机关工作的一些准备。做好机关工作是一门很深的学问，不仅需要付出艰辛的劳动和汗水，而且要注意掌握干好工作的艺术和技巧。在工作实践中，有这样几个问题，需要引起机关干部的高度重视。

（一）准确清晰地认识自己的工作职责。我们的工作是有工作层次的，主要有以下四个层次：1.跟着学。2.自主工作。3.组织开展工作。4.领导开展工作。认识自己的职责是工作的开始，比如到了团委工作，要知道自己的职责是做什么，了解这个单位是为什么而存在，每个同志都要认清自己的职责。总体来说，做好办公室工作要做到以下四大基本职能：

1、综合协调。综合协调是办公室最基本也是最首要的职责，是维持机关正常、规范、有序运行的基础。

2、参谋助手。参谋助手是办公室工作最根本、最具开拓性的工作，主要是对于工作计划的制定、重要工作的谋划、重大方案的提出、重大事件的处置、重要文稿的起草。参谋助手有三个原则：谋而不定、采而不宣、有交有复，即参谋而不做决定，被采纳了也不对外宣传，领导交待的事情就要及时处理、及时回复。我们很多时候是在做助手的工作，因此这三个原则十分有用。

3、公文把关。公文把关是办公室工作的核心，是办公室工作水平的最高体现，是机关工作的门面。

4、保障服务。保障服务是办公室最基础、最繁琐也是最容易出差错的工作。经费的安排、办公设施安排、办公设备购置、车辆安全保障、接待工作等都要求我们做好、做细，任何失误都可能影响全局。

（二）研究工作的特点和规律。每一项工作都有它自身的规律，比如教育有教育工作的特点和规律，团委有团委工作的特点和规律。因此，我们每做一件事情都要研究它的特点和规律，要善于总结。而办公室工作有以下特点：

1、办公室工作的行政学特点：

一是执行性。办公室是领导意识的执行部门，要有高强的执行力。

二是助手性。办公室是领导的助手，要起到助推作用。

三是服务性。办公室就是为服务而存在的。

四是繁琐性。事无巨细，无事不管。

五是非容错性。办公室不容差错发生，一旦有差错可能会影响全局。

2、办公室工作的社会学特点：

一是非显形性。机关办公室工作多数都是幕后工作，很多事情做了别人是不知道的。

二是高度关注性。办公室工作是机关、系统乃至社会高度关注的部门，办公室工作水平、质量、态度都是各方面高度关注的。

三是高期望性。无论领导还是机关科室，对办公室工作效率、工作质量的期望都很高。

四是高示范性。办公室处在机关窗口地位，是机关的神经中枢，也是领导意志的集中体现，必须起示范带头作用。

3、办公室工作的基本规律：

一是小定大。小事成就大业，环节决定成败，即使是很小的事情，都要仔细的去做，因为魔鬼存在细节中。所以做工作要看大、思细、为小。

二是变则通。变是事物发展的根本规律，是办公室工作的常态，今年的工作与去年的工作内容是有区别的，就需要我们变化工作方式，以变应变、以灵活应变、以快速应变、以高效应变。随机应变是通往成功的道路。

三是顺则成。顺，不是简单的顺从，而是遵循，自然规律是不可违背的，领导意志是不能违背的，群众意志是不能违背的。只有遵循自然规律、服从领导意志、顺从群众意愿，尽心尽力，勤奋工作，才能推进工作，才能成就事业。

（三）做好办公室工作要锻炼三大基本功夫

1、悟功。即领会和思考问题的能力，包括领悟力、思想力、把握力。在机关工作中要做到：第一，掌握事情的相关背景。第二，熟悉领导的处事风格和行事特点。第三，认真聆听、反复思考、领会真实意图。第四，深入研究、把握尺度、形成意见、快速反馈。第五，总结积累、举一反三。然而在工作中要怎样练好悟功呢？这就要求我们丰富学识扩大视野，增强锻炼积累经验，静思致远增强思想力，灵活应变提升创新力。

2、说功。即口头表达思想和工作结果的能力。说功是对外交流的基本功夫，是思想的外在表现。有些人，说出来的和想的不一样，就是因为表达能力还不够。这就需要我们敢说、能说、会说、善说。从心理学角度来看，每个人每秒钟接收符号为5-7个，所以不可说得太快。在不同的场合，要有不同的交流方法，有时要大声说，有时就需要小声的说，俗话说，有理不在言高，适时地说话是提升自己影响力的基础。

3、写功。即书面表达思想和工作结果的能力，是对外交流的基本功夫，也是办公室工作主要交流素质。作为机关的同志，一定要锻炼自己的文字表达能力。

这三大功夫，是相辅相成的，作为机关工作的同志，一定要牢牢掌握。

（四）培育和融入团队文化。任何一个行业、单位都有团的文化，我们团的文化是积极向上的，是鼓励大家奋进的，这是当前的一种现实，也是下一步应该面临的一种常态，所以大家要融入团的文化，要有团的精神。机关精神具备以下几个共同点：一是要有全局意识、服务意识、一流意识；二是要有牛一样的忍耐精神、钉子一样的专研精神、马一样的奔跑精神。对个人来讲，别把自己看得太重，但也不要老是用困难的事情来折磨自己，一定要有积极正面主动的心态来对待社会、工作和生活。困难是有的，就要看我们怎样去面对，怎样去克服。对待工作，每个同志都应该享受快乐、寻求成就感。

二、机关工作中应该注意的问题。接待工作是机关工作中最重要的问题，机关接待也是重要的人际交往方式，下面就几个问题与大家交流一下：

1、注意把握新形势下接待工作的新要求。首先，标准要朴实化，要以老百姓的思维和眼光来安排工作，用心接待，了解客人的喜好。其次，方式要本土化，要结合本地特色，展现本地风采。最后，接待工作精准化、规范化和保密化。

2、注意用心用情提高接待工作的水平。总结起来就是六个字：（1）情，即真情、热情和人性化，面对领导的喜好，做到具体问题具体分析。（2）礼，即做到礼节周到、礼仪适当、礼品适宜。中国是礼仪之邦，礼节很重要，比如接待方应该较早到场，也可以借适宜的礼品来表达感情。（3）序，一是时序，时间安排要周密，比如领导视察、现场参观等都要注意时间顺序的安排。二是空序，空间顺序要科学，比如参观路线的选择要合理。三是人序，人的顺序要严谨，比如座位、走路、就餐等都有一定的顺序要求。接待流程应该简单明了，凡事都要有序。（4）明，即接待的人员要明确，统筹人员要明了。（5）细，思考细心、关注细节、服务细致。（6）周，安排周全、服务周到、工作周密。如果在接待中做好以上六点，就能提升我们的接待水平和质量。

3、注意提高自身的素质和接待能力。接待人员要熟悉地方人文、市情，不管现在工作在哪个层次，一定要关注全局，关注地方经济、社会发展；同时要熟悉接待对象，熟悉工作的流程、职责，从而灵活机动的完成接待工作。

三、行政机关中公文处理应注意的问题

1、正确使用公文文种。

2、公文的格式要规范、严格。

3、行文的必要性。

4、草拟的正确和规范。

5、把关的基本要求。

四、行政机关会务办理应注意的问题

1、科学制定会务方案，明确筹备会务的责任人。

2、加强会议筹备工作，明白会议的程序。

3、注意会议服务的精细到位。

4、提高会议材料的质量。